Reiskostenvergoeding 2021

Iedereen heeft er mee te maken, we zijn minder onderweg, we werken meer thuis of soms helemaal niet meer op kantoor. In een jaar tijd zijn we allemaal geïntegreerd in de online meeting cultuur en heeft het thuiswerken multitaskers van ons gemaakt. Hierdoor gaat ook het een en ander veranderen omtrent de kilometervergoeding. Wij leggen de situatie van de reiskostenvergoeding uit en leggen ook uit hoe juist wij hier aan kunnen bijdragen.

De situatie tot 1 april 2021

Tot 1 april 2021 mag de bestaande reiskostenvergoeding door de werkgever nog onbelast vergoed worden en mag de werkgever thuiswerkdagen nog als reisdagen aanmerken. Vanaf 1 april 2021 gaat het veranderen.

Voor de coronacrisis hebben we hier natuurlijk nog nooit mee te maken gehad en werden de reiskosten voornamelijk stopgezet bij bijvoorbeeld langdurige ziekte van een werknemer. Maar sinds maart 2020 is het voor veel werknemers veranderd, veel werkgevers hebben de vaste reiskostenvergoeding aangepast en bijvoorbeeld bij het loon berekend. Een werkgever kan verschillende afspraken maken over kilometervergoedingen. In veel gevallen kan de werkgever een vaste en onbelaste vergoeding geven. Veel werkgevers hebben door de coronacrisis besloten om de vaste kilometervergoeding per direct stop te zetten of te veranderen. De vaste en belastingvrije vergoeding voor gereden zakelijke kilometers mochten maximaal 19 cent per kilometer zijn.

De situatie vanaf 1 april 2021

Per 1 april 2021 zullen werkgevers het reisgedrag van hun werknemers opnieuw moeten bekijken en in kaart brengen. Een reiskostenvergoeding bij thuiswerken mag niet meer. Alleen de “echte” zakelijke kilometers mogen belastingvrij vergoed worden. Het enige verschil is dat er in tegenstelling tot voor 1 april 2021 het bedrag meer dan 19 cent per kilometer mag zijn. Over alles boven de 19 cent moeten dan wel weer loonheffingen ingehouden worden.

Wat betekent dit voor mij als werknemer?

Kreeg je voorheen altijd een vaste reiskostenvergoeding? Dan zit dit er waarschijnlijk vanaf 1 april 2021 niet meer in (mits je natuurlijk 128 dagen per jaar naar een vaste plek reist). Dit betekent dat er op basis van kilometer declaraties vergoed zal moeten worden. Zelf declaraties indienen kost voor werknemers veel extra tijd en administratieve handelingen. Via Google Maps de afgelegde afstand uitzoeken en deze in het administratie programma uploaden, om uiteindelijk aan het einde van de maand de declaratie te ontvangen. Dit is niet 1 keer, maar zal gelden voor elke afgelegde kilometer.

Hoe breng ik als werkgever de zakelijke kilometers in kaart?

Dit kan heel makkelijk, namelijk door ons automatische ritregistratiesysteem. Onze GPS-trackers houden alle kilometers bij en bewaren deze in onze applicatie EasyTax. Per maand een overzicht van alle zakelijke kilometers? Geen probleem, wij regelen dit.

Ook voor de werkgever geldt: geen controle meer op declaraties van werknemers. EasyTax is een 100% sluitend kilometerregistratiesysteem en Fiscusproof.